Word, Excel, Powerpoint, Outlook – Bijna elke computergebruiker kent deze applicaties. Elke zoveel jaar lanceert Microsoft een nieuwe, mooiere versie van z’n kantoorpakket. Deze week is Office 2010 gelanceerd. Het speciale aan deze lancering: Je kan de software gratis gebruiken – op het internet, als zogenoemde ‘Web App’.

Al wat je nodig hebt om de online applicaties in je browser te openen is een computer met internettoegang, en een account op Microsoft’s website. Registreren op live.com is gratis. Een klein welkomstgeschenk bestaat uit 25 GB opslagruimte voor documenten.

Hierna zijn Word, Excel, Powerpoint en OneNote echt online beschikbaar, direct in je browser. Je kan bestaande Office documenten openen, nieuwe documenten creëren, ze bewerken, online opslaan, afdrukken, en nog veel meer. Microsoft hoopt hiermee meer aandacht te krijgen.

Voordelen van online werken

Er zijn verscheidene voordelen voor het gebruiken van online apps. Je moet geen software installeren, je kan Office applicaties op eender welke computer openen met internettoegang en je documenten daar makkelijk aanpassen. Je moet geen CD’s, DVD’s of USB sticks gebruiken om bestanden over te zetten. Daarentegen kan je je documenten openen waar je ook bent, wanneer je ook maar wilt.

Het is ook mogelijk documenten te maken en bewerken in een team. Elk document kan ofwel privé zijn,zodat je enkel zelf toegang hebt tot het document, of je kan het publiek maken, zodat iedereen het kan zien. Of, als laatste mogelijkheid, kan je een document delen met slechts een paar mensen. In dit geval kan je een document bewerken met meerdere mensen op hetzelfde moment (!) bijvoorbeeld in een werkgroep. Voordeel: je moet geen documenten heen en weer sturen via email, maar je kan er direct online mee aan de slag.

Web Apps zijn ‘light’-versies van de originele producten

De Web apps (online versies) zijn lightversies van de volledige applicaties. Het grootste deel van de functies die je kan vinden in de programma’s die je koopt is  niet aanwezig in de online variant. Vooral geadvanceerde functies zijn niet beschikbaar in de Web Apps.

De mogelijkhedenbasis van de gratis webversie is hoedanook indrukwekkend. De nieuwe Web Apps zijn voldoende voor veel taken, zoals bjvoorbeeld een brief schrijven en afdrukken, maar niet voor een massa-mail, dit kan dan weer alleen in de volledige Word versie.

Als je de snelheid bekijkt zijn de Web Apps niet zo snel als de oorspronkelijke programma’s: grote documenten laden, afbeeldingen verplaatsen, etc kan je tijd kosten. De exacte locatie van objecten instellen is ook makkelijker met de volledige versies dan met Web Apps.

Je documenten altijd, overal beschikbaar hebben, zonder Office 2010 te moeten installeren of kopen, is zowieso handig, hoewel je hoe langer je de software intensief gebruikt, toch de volledige versie wil gebruiken.  Hoedanook, de Web Aps zijn meer dan gewoon een voorproefje van het volledige pakket. De volledige applicaties ondersteunen ook Web Apps en verbinden beide applicaties.

Stap tegen Google

Microsoft die Office 2010 ook online uitbrengt is ook een stap in de richting van Google’s monopolie. De zoekmachine biedt Google Docs al een tijdje aan, met een gelijkende werking. Het verschil is dat Google Docs enkel online beschikbaar is, er is geen offline alternatief.

Er zijn nog andere tekst- en gegevensbladapplicaties, maar als je naar de mogelijkheden kijkt, zijn die van Microsoft en Google (althans online) de beste en meest vergelijkbare.