Onzichtbare extra informatie

Word, Excel of Powerpoint – de onschuldige icoontjes vertellen niet wat er in het bestand zit. Normaal zijn het documenten zoals teksten. Maar ze bevatten ook veel extra informatie. Die informatie kan een aantekening zijn maar ook versiegegevens (als in: documentrevisie). Hoedanook, dat is geen informatie die je naar je klanten of vrienden wil sturen.

Potentieel gevaarlijk

In de zakenwereld is het echt belangrijk om voorzichtig te zijn. Wanneer meerdere mensen samenwerken aan een document, het terugsturen en doorsturen via e-mail en correcties aanbrengen, kan dit desastreuze gevolgen hebben. Het probleem: wanneer je de notities en reacties verbergt, zijn ze nog niet verwijderd. Ze zijn er niet meer op het eerste zicht, maar wanneer je datzelfde document naar de pers of een klant stuurt, als voorbeeld per email, dan kan een ietwat geavanceerde gebruiker deze gegevens weer zichtbaar maken. En dat is potentieel gevaarlijk.

Verwijder persoonlijke data

Maar privégebruikers moeten weten dat hun documenten ook een hele hoop data bevatten. Data die niet voor iedereen toegankelijk mag zijn. Onder data verstaan we het aantal keer dat een document is aangepast – door wie – en nog een hele hoop andere data. Mensen die tekst, presentaties of gegevensbladen normaal opslaan en ze verdelen, verdeelt waarschijnlijk ook zijn ondiscrete data. Maar: je kan dit veranderen. De laatste office versie verwijdert alle persoonlijke gegevens.

Handige functie in Office 2007

Office 2007 heeft een heel handige functie: “Inspecteer document”. Deze functie controleert of er verborgen informatie is. Zoja, dan kan deze informatie verwijderd worden met een enkele klik. Enkel nadat je dit gedaan hebt, zou je het document mogen doorsturen naar anderen via e-mail. Oudere versies van Office en Word hebben deze functie, spijtig genoeg, niet.

Gratis tool

Toch heeft Microsoft een gratis tool ter beschikking om verborgen data te verwijderen uit Office documenten. “Invoegtoepassing voor Office: metagegevens verwijderen” is de naam van deze handige extensie. Eenmaal geïnstalleerd kan het eender welk document “schoonmaken” met 1 klik. Belangrijk detail: je zou het van dichterbij moeten bekijken, vooral wanneer je documenten via email of het internet verspreid.

Ondiscrete foto’s

Foto’s kunnen heel ondiscreet zijn. Wanneer je foto’s neemt met je digitale camera, dan zit er een hele berg verborgen data in je foto. Data die je normaal niet ziet. Voorbeeldje: laten we de foto bestuderen die ik net heb genomen van een mooi koffieapparaat. Ziet er goed uit – en niemand weet wat ik gebruikte om de foto te nemen. Niemand?! Dacht je maar! De foto bevat verborgen data. En die data kan je zichtbaar maken. En pas op: de foto was genomen met een iPhone. Zelfs de sluitertijd, datum en tijd en soms zelfs locatie bij GPS-rijke toestellen (GSM, SmartPhone, …).

EXIF data

Deze verborgen data in foto’s noemt men ook wel EXIF data. Ze kunnen heel erg handig zijn, voor bijvoorbeeld hobby-fotografen, omdat ze dan makkelijk kunnen vinden welke instellingen ze gebruikt hebben bij de foto. Als collega’s deze data uit de foto halen… Dat zou onconfortabel kunnen worden. Voorbeeldje: Je wordt ontmaskerd door je collega’s door een foto op een feestje toen je “ziek” was…

JPG & PNG Stripper

Over het algemeen is het zeer eenvoudig om deze EXIF data zichtbaar te maken. Als voorbeeld: in Windows: Kies de foto en klik op details in Windows Explorer. Informatie zoals aanmaaktijd, sluitertijd, camera type en merk, … en nog veel meer wordt getoond. Ook de Mac kan deze EXIF data makkelijk tonen. Als je die data wilt verwijderen van je foto’s, om bvb. door te sturen via E-mail of Facebook, dan kan je dat door gewoon een speciaal programma zoals JPG stripper te gebruiken en dan ben je klaar. Als je niet wil dat anderen deze info zien, dan zou je dit altijd moeten doen. Hoedanook, het is véél discreter.

Meer informatie

• Invoegtoepassing voor Office: metagegevens verwijderen
• JPG & PNG Stripper voor Windows
• Exchangeable Image File Format (EXIF)